لجنة الاجتماع السنوي .. تجربة عائلية فريدة!

 

 

سأحدثكم اليوم حديث الروح .. فلست أبحث عن الفصاحة أو التكلف هنا .. وإنما أريد أن أشارككم تجربتي في لجنة الاجتماع السنوي .. فقد كان لي شرف خدمة العائلة في لجنة الاجتماع السنوي لعائلة الشيحة الخامس عشر بجانب نخبة من شباب العائلة الذين أعطوا وبذلوا من أوقاتهم وجهدهم وفكرهم .. فكان النتاج – بحمد الله وفضله – أكبر عدد من الحضور في تاريخ الاجتماع – حسب علمنا – ونقلة في طريقة إدارة اجتماعات العائلة .. واليوم سأحاول التطرق لبعض النقاط التي مررنا بها كفريق عمل والتي أرجو أن لا تخلو من فائدة ..

 

 

 

 

 

البداية وتكوين لجنة 2016:

جاءت فكرة المشاركة في الإعداد للاجتماع السنوي حينما طُرحت فكرة عقد الاجتماع في المنطقة الشرقية .. فكان الأنسب أن يقوم أهل المنطقة بمهمة التنسيق “فأهل مكة أدرى بشعابها” .. ولكن بعد طرح الفكرة تم تغيير المسار عن طريق استفتاء كانت الأغلبية فيه لمؤيدي إقامته في الرياض لأسباب لوجستية لا أكثر .. فكان الرأي أن نكمل ما بدأنا تنسيقه حتى النهاية ..

 

 

 

 

 

 

بداية التحديات:

كانت البداية في وقت جيد .. فكان اجتماع مجموعة صغيرة من 3 أفراد لعصف ذهني عام لصناعة الأفكار .. كان هدفنا أن نقدم شيئا جديدا ومفيدا للعائلة .. حاولنا أن نتلافى مشكلات الاجتماعات الماضية .. كانت الأفكار الابتدائية جيدة .. وتم وضع مسودة للبرنامج المقترح وتوزيع المهام …. ثم كانت الانشغالات من الجميع بين مذاكرة وعمل .. فكان شبه النسيان لمدة شهرين أو ثلاثة ….!

 

 

 

 

 

 

 

رحلة العودة:

بسبب التأخر في إنجاز المهام .. اضطررنا لتغيير البرنامج .. فما كان ابداعا أصبح معرقِلا .. لذا حاولنا التركيز أكثر على الأمور الأكثر أهمية التي لا نريد للاجتماع أن يقام إلا بها .. وتركنا إلى حد كبير كثيرا من الأفكار الإبداعية التي تحتاج إلى وقت وعدد أكبر لتنفيذها ..

بالرغم من ذلك .. كانت العودة بحمد الله قوية ومركزة .. وانضم إلينا أعضاء وخسرنا – بسبب بعض الظروف – أعضاء آخرين ولكن المسير كان باتجاه الأمام .. أعدنا ترتيب الأولويات وعدلنا البرنامج وكان توزيع المهام من جديد .. وضعنا خطة زمنية وكانت المتابعة دقيقة هذه المرة حتى نبقى على المسار ..

 

 

 

 

 

قبل الاجتماع بأسبوع:

كان أعضاء اللجنة على قدم وساق .. تمكنا من سبق الخطة في بعض جوانبها فحصل لنا أن نعمل المزيد .. وكنا على المحك في بعض المهام الحساسة التي يعتمد عليها غيرها .. ولكن – ولله الحمد أولا وأخيرا – تمكنا من عملها في اللحظات الأخيرة ..

 

 

 

 

 

 

 

يوم الاجتماع:

حانت لحظة الصفر .. ولم يبق إلا التنفيذ .. كانت الاستراحة جاهزة وذلك بتنسيق من العم أبوماجد إبراهيم بن عبدالرحمن الشيحة جزاه الله خيرا .. حضرنا مبكرا .. وغيرنا شكل المجلس تماما كما تم الاتفاق .. كان العدد المتوقع لن يتجاوز 160 من الرجال والنساء – كما في الأعوام الماضية – لتكون المفاجأة – السارة – أن حضر 230 من الرجال والنساء (ما يعني 44٪ زيادة في العدد) والذي يعزى بعد توفيق الله إلى الخطة الإعلامية والتي امتدت على مدى أشهر وباستخدام طرق تواصل مختلفة …

ولكن هذه الزيادة في العدد شكلت تحديا جديدا .. من حيث مساحة المجالس والعشاء .. لذا اضطررنا للتخلي عن إحدى أفكار التعارف والتي تعتمد على نظام الطاولات ..

 

 

 

 

 

 

الالتزام بالوقت والمرونة الموزونة:

تم تحديد وقت لبداية البرنامج ووقت لكل فقرة .. فكان البدء في الساعة المحددة … تضمن البرنامج عروضا للجان العائلة .. والتي تم التنسيق معها أن لها وقتا محددا للحديث عن أهم المنجزات والتحديات .. كان من ضمن اللجان لجنة شجرة العائلة .. وتم عرض الشجرة المبدئية فكانت هناك نقاشات مطولة تعدت حاجز الوقت المحدد بأضعاف كثيرة .. ولإدراكنا لأهمية هذا الموضوع العائلي .. قمنا بتغيير جدولنا مرة أخرى لنلغي فقرتي المسابقة والندوة ..

 

 

 

 

 

 

استعد لغير المتوقع:

في أثناء الاستعدادات النهائية وقبل بداية البرنامج بحوالي ١٠ دقائق حصل أن تم قطع في سلك الكاميرا (الفيديو) والذي يغذي البروجكتور .. ومن دون إصلاح المشكلة كنا سنخسر النقل المباشر للحفل .. والحمد لله تم حل المشكلة بطريقة ابداعية حيث تم توجيه مصدر حراري لدبوس ومن ثم ثقب نهاية السلك العالقة داخل الكاميرا (بلاستيك) بواسطة الحرارة ثم إخراجها بعدما بردت قليلا .. حقيقة كان موقفا صعبا!

ثم كان العشاء .. والذي نظرا لزيادة العدد عن المتوقع .. اضطررنا لشراء صحون وملاعق بلاستيكية .. أكتب هذا الآن وأنا أبتسم لأنها ذكرى صعبة ومضحكة في نفس الوقت ..

 

 

 

 

 

 

 

لجنة الاجتماع السنوي والتمويل:

يعتبر التمويل لمثل هذه الاجتماعات العصب الذي حوله تقوم .. فمن غير ميزانية جيدة لن يكون هناك اجتماع يليق بالعائلة واسمها .. لذا عرضنا الأمر على كبارنا في المنطقة الشرقية فتكفلوا بنفقات الاجتماع كاملة – جزاهم الله خيرا – .. فكانت ميزانية الاجتماع بحدود ميزانية الاجتماعات السابقة وهو الأمر الذي طلبناه نحن كلجنة لنضع لأنفسنا تحد وهو أن ننجز ونبدع من غير تبذير .. لذا وجب علينا أن نقدم أكثر ونصرف أقل!

 

يمكنكم دعم الاجتماع عن طريق الرابط هنا

 

 

 

 

 

فكّر بطريقة مختلفة:

عندما بدأنا العمل للاجتماع .. قطعنا عهدا على أنفسنا أن نصنع لأنفسنا معايير عالية لإجادة العمل .. وأن يكون هذا الحفل حفلا يذكر بأنه الحفل الذي من بعده أصبحنا أكثر ابداعا سنة بعد سنة .. فكانت هناك أفكار جديدة نفخر بها .. ومنها:

• إنشاء حسابات للعائلة في مواقع التواصل الاجتماعي (تويتر – انستغرام) بالإضافة إلى إيميل خاص بالعائلة.
• عمل تصميم لشعار العائلة .. والذي نرجو أن يتم تطويره ليكون أجمل وأجمل وأجمل ..
• تم استئجار مسرح ليستطيع الجميع مشاهدة فقرات البرنامج بأريحية ومن أي مكان في المجلس ..
• استئجار أجهزة صوتيات وبروجكترات ومصور محترف ..
• النقل التلفزيوني لفقرات الحفل للجانب النسائي ..
• تكريم الحفظة والمتفوقين والمتميزين في العائلة ..
• اختيار موضوع عام (ثيم) للحفل [الشيحة متميزون] وحوله دارت فقرات الحفل ..
• ترتيب طريقة الجلوس على طاولات دائرية لتزيد من تقارب أفراد العائلة ..
• تصميم وطباعة (شعار العائلة – الشهادات ودروع التكريم- البنرات – تعليقة السيارة …)
• عمل نموذج للتسجيل وقاعدة بيانات
• عمل بطاقات الأسماء وترقيم الطاولات (لفقرة التعارف الملغاة)
• عمل استبيان رضا الحضور
• كتابة 3 تقارير .. أولها للمتبرعين وفيه وصف مفصل للدخل والمصروفات .. وثانيها للعائلة وفيه نتائج استبيان رضا الحضور .. وثالثها الدروس المستفادة من إدارة اجتماع العائلة وفيه تفاصيل المهام وأماكن المحلات التجارية لتسهيل عملية الإدارة للأعوام اللاحقة وتم إرساله للجنة اجتماع العائلة للعام التالي ..

 

 

 

 

 

 

همسة في أذن عائلتي الحبيبة:

عمل اللجنة ممتع، نبيل وفيه خبرة فريدة .. وفي الوقت ذاته يتطلب وقتا وجهدا وعملا دؤوبا ..

• كم كنت أتمنى أن تغص إيميلاتنا بأسماء المتفوقين والمتفوقات من العائلة ..
• وكم كنت أتمنى أن نكرم جميع حفظتنا ..
• كنت أتمنى لو علمنا قبل الاجتماع بأن لنا من أبناء عمومتنا من هم مرابطون على الحدود فنكرمهم ونذكر فضلهم وندعو لهم ..
• كنت أتمنى أن يشاركنا عدد أكبر من أفراد العائلة (من الرجال والنساء) في تنسيق الاجتماع ..
• كنت أتمنى أن نشارك جميعنا في دعم الاجتماع ماديا (ولو أن كبارنا في المنطقة الشرقية ما قصروا) ..
• كنت أتمنى لو أخذت الراية من بعدنا في وقت أبكر وتم الاستعداد للاجتماع الأخير بشكل أفضل – وليس ذلك بسبب تقصير لجنة الاجتماع الأخير كأفراد والذين “تبرعوا” مشكورين في اللحظة الأخيرة بإقامته وإنما في بطء وضعف مبادرة العائلة – وتمت الإفادة من خبرات العائلة المتراكمة لنكون عاما بعد عام أفضل وأفضل وأفضل ..
• والآن أرجو .. وما زلت أهمس .. أن يكون اجتماع عائلة الشيحة السابع عشر أحسن وأفضل .. اجتماع يقوم عليه نخبة من الشباب ولجنة من النساء لإعداد حفل يليق باسمنا وسمعتنا ويبرز أفضل ما لدينا كعائلة ..

 

 

 

 

 

 

أخيرا وليس آخرا .. لا يشكر الله من لا يشكر الناس:

أعضاء فريقي الذين أفتخر بهم وبالعمل الذي قمنا به معا ..

العم إبراهيم بن عبدالرحمن الشيحة (أبو ماجد)

 

 

شكرا لكم ،،